Datenschutz bei Wunderpost

1. Verantwortliche

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt. Datenschutzanfragen können direkt an die oben genannte Adresse gerichtet werden.

2. Aufruf der Website und Hosting

Beim Aufruf der Website werden technisch erforderliche Verbindungsdaten verarbeitet. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser- und Geräteinformationen gehören. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website auszuliefern, Angriffe abzuwehren und Fehler zu untersuchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb von Wunderpost.

Die Anwendung, die Datenbank und technische Betriebsfunktionen werden über Replit bereitgestellt. Dabei verarbeitet Replit technische Betriebs- und Inhaltsdaten in unserem Auftrag. Soweit Anbieter Daten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten, erfolgt dies unter Beachtung der Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO.

3. Notwendige Browser-Speicherung und Sitzungen

Für die Anmeldung und den sicheren Betrieb verwendet Wunderpost technisch notwendige Sitzungsinformationen. Gastdaten werden grundsätzlich im jeweiligen Browser-Tab gehalten. Bei einem Elternkonto werden die zugehörigen Daten serverseitig gespeichert. Diese Verarbeitung ist für die Nutzung des angeforderten Dienstes erforderlich und beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Notwendige Speicherzugriffe erfolgen außerdem nach § 25 Abs. 2 TDDDG.

4. Elternkonto und passwortlose Anmeldung

Für ein Elternkonto speichern wir die angegebene E-Mail-Adresse und senden auf Anforderung einen einmaligen Anmeldelink. Der Link ist 15 Minuten gültig und wird nach der ersten Verwendung ungültig. Das Anmeldegeheimnis wird nicht im Klartext gespeichert. Aktive Anmeldesitzungen sind zeitlich begrenzt und können im Elternkonto beendet werden. Die Kontoadresse wird nicht für Werbung oder Newsletter verwendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

5. Fragebogen, Kinderprofile und KI-Generierung

Wir verarbeiten die Angaben aus dem Fragebogen, das gewählte Kinderprofil sowie erzeugte und von Eltern bearbeitete Briefserien, um die gewünschte Wunderpost zu erstellen und im Elternkonto bereitzustellen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Eltern entscheiden, welche Angaben sie übermitteln, und sind dafür verantwortlich, hierzu berechtigt zu sein.

Für die Erstellung wird die OpenAI-API eingesetzt. Die für die Generierung erforderlichen Fragebogenangaben werden an OpenAI übermittelt. Die Anwendung fordert keine dauerhafte Speicherung der Antwort durch die API an. OpenAI verwendet API-Eingaben und -Ausgaben nach den veröffentlichten Geschäftsbedingungen standardmäßig nicht zum Training seiner Modelle; Sicherheits- und Missbrauchsprotokolle können nach Anbieterangaben grundsätzlich bis zu 30 Tage gespeichert werden, soweit keine abweichende Konfiguration oder gesetzliche Pflicht gilt.

Bitte gib keine Gesundheitsdaten, vollständigen Namen, Adressen, Kontaktdaten oder andere besonders schutzbedürftige oder vertrauliche Informationen über Kinder oder Familienmitglieder ein. Die erzeugten Inhalte sind Entwürfe für Eltern. Sie müssen vor jeder Nutzung mit einem Kind vollständig geprüft und ausdrücklich freigegeben werden.

6. Zahlungsabwicklung

Kostenpflichtige Einmalleistungen werden über Stripe abgewickelt. Stripe erhält die für Checkout und Zahlung erforderlichen Daten. Die vollständigen Kartendaten werden nicht von Wunderpost gespeichert. Über die eingesetzte Stripe-Integration werden zahlungsbezogene Stripe-Objekte und Statusinformationen in der Replit-Datenbank synchronisiert. Wunderpost verarbeitet außerdem die Zuordnung einer Checkout-Session zur freigeschalteten Leistung sowie erforderliche Status- und Transaktionsreferenzen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten.

7. E-Mail-Versand

Wunderpost versendet sowohl angeforderte Anmeldelinks als auch von Eltern ausdrücklich vorbereitete und freigegebene Briefserien per E-Mail. Für einen Versandplan werden insbesondere Empfängeradresse, Startdatum, Versandrhythmus, Zeitzone, die freigegebene Versandfassung und der Status der einzelnen Zustellversuche verarbeitet.

Briefe werden nicht allein durch den Kauf versendet. Ein Elternteil muss Empfängeradresse, Briefserie und Versandplan gesondert prüfen und freigeben. Als Empfängeradresse kann auch die Adresse einer anderen Person angegeben werden. Das Elternteil muss zur Angabe und Nutzung dieser Adresse berechtigt sein und die betroffene Person über die Verarbeitung informieren. Rechtsgrundlage für die Ausführung des beauftragten Versands ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; soweit Daten einer anderen empfangenden Person betroffen sind, beruht die Verarbeitung außerdem auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt in der vom Elternteil veranlassten Zustellung der ausdrücklich freigegebenen Briefe.

Für die technische Zustellung wird Hostinger SMTP eingesetzt. Hostinger erhält die Empfängeradresse, Absender- und Betreffangaben sowie den Inhalt der jeweiligen E-Mail und verarbeitet diese Daten als technischer Dienstleister. Die zeitgesteuerte Ausführung erfolgt über eine selbst gehostete n8n-Installation auf der Hostinger-Infrastruktur. Es wird hierfür kein n8n-Cloud-Dienst eingesetzt.

Im Elternkonto wird festgehalten, ob ein Brief offen, eingeplant, in Bearbeitung, versendet, fehlgeschlagen, in einem unklaren Zustellzustand oder abgebrochen ist. Dazu werden erforderliche technische Angaben wie Zeitpunkt, Versuchsnummer, bereinigter Fehlercode und die Nachrichtenreferenz des Versanddienstes gespeichert. Ein Versandplan kann beendet werden; noch nicht versendete Briefe werden dann nicht mehr planmäßig zugestellt. Bereits versendete E-Mails können nicht zurückgerufen werden. Jede Brief-E-Mail enthält einen Hinweis auf die Herkunft der Empfängeradresse und diese Datenschutzerklärung.

8. Reichweitenmessung mit Replit Analytics

Für die veröffentlichte Website ist Replit Analytics aktiviert. Replit bindet hierfür einen auf Umami basierenden Tracker ein. Verarbeitet werden Nutzungsinformationen wie Seitenaufrufe, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, Referrer, Sprache, Bildschirmgröße sowie Browser- und Geräteinformationen. Der ausgelieferte Tracker setzt keine eigenen Analyse-Cookies und verwendet keine dauerhafte Besucherkennung. Zusätzlich erfasst Wunderpost ausschließlich fest definierte, inhaltsfreie Ereignisse zur Nutzung wichtiger Funktionen. Fragebogentexte, Briefinhalte, E-Mail-Adressen und andere freie Eingaben werden nicht als benutzerdefinierte Analyseereignisse übermittelt. Die aktuell eingesetzte automatische Seitenmessung kann jedoch die vollständige Seitenadresse einschließlich Suchparametern und URL-Fragmenten erfassen. Diese können technische Mappenkennungen oder einen nur kurz gültigen Teil eines Anmeldelinks enthalten.

Die Verarbeitung dient der Reichweitenmessung und Verbesserung des Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, technische Probleme und Nutzungshürden zu erkennen.

9. Feedback und Kontaktaufnahme

Feedback ist freiwillig. Dabei können Bewertung, Antworten auf Auswahlfragen und freiwillige Freitexte gespeichert werden. Fragebogeneingaben und Briefserien werden dem Feedback nicht automatisch beigefügt. Bitte schreibe keine Kontaktdaten, sensiblen Angaben oder Kinderdaten in Freitextfelder. Bei einer Kontaktaufnahme verarbeiten wir die mitgeteilten Daten zur Bearbeitung der Anfrage. Rechtsgrundlage ist je nach Anliegen Art. 6 Abs. 1 lit. b oder lit. f DSGVO.

10. Empfänger und Dienstleister

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie für die jeweilige Aufgabe benötigen. Dazu gehören insbesondere Replit, Inc. für Hosting, Datenbank und aktivierte Analysefunktionen, OpenAI für die KI-Generierung, Stripe Payments Europe, Limited für Zahlungen und Hostinger International Ltd. für SMTP-Versand sowie die Infrastruktur der selbst gehosteten Versandsteuerung. Mit Hostinger besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Die selbst gehostete Open-Source-Installation von n8n übermittelt keine Daten an einen n8n-Cloud-Dienst. Darüber hinaus können Daten offengelegt werden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Bei Verarbeitungen in Drittländern stützen sich Anbieter – soweit erforderlich – auf einen Angemessenheitsbeschluss, eine Zertifizierung nach dem EU-US Data Privacy Framework oder EU-Standardvertragsklauseln. Welche Garantie im Einzelfall gilt, richtet sich nach dem jeweiligen Anbieter und dessen Vertragsbedingungen. Trotz solcher Garantien können in Drittländern abweichende behördliche Zugriffsrechte bestehen.

11. Speicherdauer und Löschung

Konto-, Mappen-, Fragebogen-, Serien- und Versanddaten werden grundsätzlich so lange gespeichert, wie das Elternkonto oder die jeweilige Mappe besteht und die Daten für die angebotenen Funktionen benötigt werden. Bei der Löschung einer Mappe werden die ihr zugeordneten Inhalte und Versanddaten aus der aktiven Datenbank entfernt. Bei der Kontolöschung werden die zugehörigen Konten, Mappen und Versanddaten aus der aktiven Datenbank gelöscht.

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere für steuer- und zahlungsbezogene Unterlagen, bleiben unberührt. Bereits versendete E-Mails können nicht aus den Postfächern der empfangenden Personen gelöscht werden. Sicherheitskopien sowie technische Protokolle bei uns und unseren Dienstleistern werden im Rahmen der jeweiligen Betriebszyklen überschrieben oder gelöscht. Eine sofortige Löschung aus sämtlichen Sicherungen und Providerprotokollen kann technisch nicht zugesagt werden.

Daten ohne gesetzlich festgelegte Frist werden gelöscht oder anonymisiert, sobald sie für den jeweiligen Zweck nicht mehr benötigt werden und keine berechtigten Aufbewahrungsgründe entgegenstehen. Für freiwilliges Feedback, synchronisierte Stripe-Daten sowie technische Provider- und Ausführungsprotokolle bestehen derzeit keine anwendungseigenen automatischen Einzelfristen. Diese Daten werden nach Wegfall des Zwecks im Rahmen der betrieblichen Prüfung gelöscht, soweit keine gesetzlichen Pflichten oder berechtigten Gründe entgegenstehen.

12. Deine Datenschutzrechte

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen bestehen Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Ein Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kann aus Gründen eingelegt werden, die sich aus der besonderen Situation der betroffenen Person ergeben.

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@wunderpost.org. Außerdem besteht das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere:

13. Pflicht zur Bereitstellung und automatisierte Entscheidungen

Ohne die für Anmeldung, Generierung, Zahlung oder Versand jeweils notwendigen Angaben kann die betreffende Funktion nicht bereitgestellt werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.